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O Comitê de Acompanhamento, Validação e Implantação do Arquivo Público da Prefeitura Municipal de Cuiabá reuniu-se nesta quarta-feira, 10 de outubro de 2023, para deliberar sobre um passo crucial na gestão de documentos públicos: a aprovação do Plano de Classificação Documental e da Tabela de Temporalidade das áreas meio. A decisão foi tomada por meio de voto por aclamação dos membros presentes, destacando a importância desses instrumentos para a organização e preservação dos registros municipais.

O Plano de Classificação Documental é um documento que estabelece categorias e critérios para a classificação de documentos, ou seja, como os registros são agrupados e organizados de forma lógica e sistemática. Ele define as categorias que identificam a natureza dos documentos produzidos e recebidos pela administração pública, facilitando o acesso à informação e a recuperação dos mesmos quando necessário.

Já a Tabela de Temporalidade é um instrumento que determina o prazo de guarda e a destinação final dos documentos, ou seja, por quanto tempo cada tipo de documento deve ser mantido e se deve ser arquivado permanentemente ou descartado após determinado período. Isso é essencial para garantir a transparência, a responsabilidade na gestão de documentos públicos e o cumprimento das obrigações legais.

“A gestão Emanuel Pinheiro tem trabalhado na implantação de ferramentas que asseguram a modernização e inovação na prestação dos serviços públicos. Neste caso, estamos desenvolvendo mais uma iniciativa que vai fortalecer a organização, transparência e preservação do arquivo público do Município”, comenta a secretária de Gestão, Ellaine Mendes.

A aprovação desses documentos representa um marco na gestão de documentos públicos em Cuiabá. Ao estabelecer critérios claros de classificação e temporalidade, a Prefeitura Municipal de Cuiabá está se alinhando com as melhores práticas de gestão documental, o que resultará em uma administração mais eficiente, maior transparência e na preservação da memória do município.

O presidente do Comitê, Rodrigo Matos Medeiros, destacou a importância desse passo para a administração pública municipal: "A aprovação do Plano de Classificação Documental e da Tabela de Temporalidade é um avanço significativo na organização e na transparência dos nossos registros. Isso permitirá uma melhor gestão de informações, reduzindo riscos e garantindo a preservação da nossa história."

A reunião do Comitê de Acompanhamento, Validação e Implantação do Arquivo Público da Prefeitura Municipal de Cuiabá demonstra o compromisso da administração municipal com a gestão eficiente dos documentos públicos e a garantia do acesso à informação para todos os cidadãos.